" /> Wie kleine Unternehmen Events erfolgreich planen und durchführen

Wie Sie Veranstaltungen nutzen, um die Sichtbarkeit Ihres Business zu erhöhen und bei Ihrer Zielgruppe bekannter zu werden.

Anlässe für ein Event gibt es viele:

  • eine Neueröffnung
  • ein Jubiläum
  • eine Hausmesse
  • die Präsentation eines neuen Produktes oder einer Dienstleistung
  • ein Sommerfest
  • eine Kunden- Weihnachtsfeier…

Nutzen Sie Veranstaltungen dazu, die Kundenbindung zu erhöhen oder auch für die Neukundengewinnung. Denn obwohl Online-Marketing eine immer größere Rolle spielt. Der persönliche Kontakt ist in vielen Branchen unverzichtbar. Und auch für eine bessere emotionale Bindung an Ihr Unternehmen sind Veranstaltungen ein unschlagbares Mittel. Der Absprung zu einer anderen Firma fällt Kunden einfach schwerer, wenn man mit der Chefin schon mal ein Glas Sekt getrunken hat. Oder wenn man ein schönes Erinnerungsfoto von der Jubiläumsparty an der Pinnwand hat.

Natürlich ist so ein Event nicht mal eben so nebenbei organisiert. Und ganz billig ist das ja auch nicht. Deshalb finden Sie hier in meinem Blogartikel 6 Tipps, wie Sie an Planung und Organisation herangehen sollten. So wird auch für kleine Unternehmen ihr Event ein voller Erfolg.

Fordern Sie auch meine kostenlose Checkliste als Unterstützung für Ihre Veranstaltungsplanung an. (unter dem Artikel, ganz unten)

So planen und organisieren Sie Ihr Event

Diese 6 Schritte helfen Ihnen, dass Ihr Event ein Erfolg wird.

Schritt 1 – Die Konzeption für Ihre Veranstaltung

Für den Erfolg Ihrer Veranstaltung ist eine gute Vorbereitung unabdingbar.
Deshalb sollten Sie immer!!! zunächst eine Konzeption schreiben, in der Sie folgende Dinge festhalten sollten:

  • Was ist das Thema, was ist das Ziel Ihrer Veranstaltung?
  • Wann und wo soll die Veranstaltung stattfinden?
  • Welche Gäste sollen eingeladen werden und wie viele?
  • Welche Aktionen und Highlights sollen stattfinden?
  • Terminplanung erstellen
  • Marketingplan erstellen
  • Budgetplanung erstellen
    (Rechtzeitig Angebote einholen. Die Preise für Ihren Marketingbedarf ganz einfach online kalkulieren … hier)

Tipp: Beginnen Sie rechtzeitig mit der Konzeption, damit Sie terminlich nicht unter Druck geraten. Je nach Veranstaltungsgröße sollten Sie ca. 3-6 Monate vor der Veranstaltung damit beginnen. Definieren Sie genau die zu erledigenden Aufgaben und wer dafür verantwortlich ist.

Schritt 2 – Die Organisation von Ihrem Event

Eine gute Veranstaltung steht und fällt mit einer perfekten Organisation.

a) Fragen Sie sich: Welche externen Dienstleister werden benötigt und was schaffen Sie selbst, in Bezug auf:

  • Catering
  • Mobiliar (Tische, Stühle, Stehtische…)
  • Dekorationen
  • Künstler / Moderator
  • Referenten
  • Beschallungstechnik
  • Präsentationstechnik

b) Mailingliste für Einladungen zusammenstellen
Sichten Sie Ihre Kundendatei. Überlegen Sie, ob es in Ihrem weiteren Bekanntenkreis oder dem Ihrer Mitarbeiter weitere Interessenten gibt.

c) Ablaufplan erstellen

  • Wie soll die Veranstaltung ablaufen?
  • Zeitplan erstellen
  • Wer ist wofür verantwortlich?

Tipp: Erweitern und konkretisieren Sie Ihren Veranstaltungsplan und bringen Sie ihn ständig auf den neuesten Stand.

Schritt 3 – Das Event Marketing   

Jede Veranstaltung sollte von einem guten Marketing begleitet werden.

Fragen Sie sich: Was wird dazu alles benötigt und wann muss ich mit der Anfertigung/der Verteilung beginnen?

  • Visitenkarten …klick*
  • Ankündigungsschreiben …klick*
  • Einladungen …klick*
  • Flyer …klick*
  • Plakate …klick*
  • Annoncen
  • Pressemeldungen
  • Soziale Medien
  • Infostände, Infomaterial
  • Werbematerialien wie Kugelschreiber und andere Give aways
  • Sonderangebote planen …

* Einfach online kalkulieren, PDF hochladen und drucken lassen. Oder Online Gestaltungsvorlagen nutzen.

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Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit Ihrer Veranstaltung.

Ihre Kerstin Brückner
Beraterin für das zeitgemäße Marketing von kleinen Unternehmen

Schritt 4 – Ankündigung / Einladungen zur Veranstaltung

Sie haben eine Veranstaltung und jeder soll es wissen.:)
Deshalb:

  • Verschicken Sie die Einladungen zur Veranstaltung ca. 3-4 Wochen vor dem Termin
  • Informieren Sie über Ort, Datum, Zeit und welches Rahmenprogramm geplant ist
  • Bitten Sie um ein Feedback, ob der Eingeladene kommen kann
  • Erstellen Sie eine Veranstaltung in den Sozialen Medien (Facebook, Xing…)
  • Kontaktieren Sie rechtzeitig die örtlichen Medien (Tageszeitung, Anzeigenblätter, Stadtmagazine, Lokalradio/-fernsehen)
  • Laden Sie Ihre Nachbarn ein und bitten Sie darum, Plakate aushängen und Flyer auslegen zu dürfen

Schritt 5 – Der Veranstaltungs-Countdown 

Und nun beginnt der Countdown zu laufen.

  • 1 Woche vor dem Termin
    > Checken Sie Ihren Ablaufplan. Ist alles erledigt?
    > Checken Sie Ihre Location auf Ordnung und Sauberkeit. Beseitigen Sie
    letzte Mängel
    > Besprechen Sie mit Ihrem Team noch einmal den Ablaufplan.
    > Sind alle Info- und Werbematerialien bereit?
    > Arbeiten Sie Ihre Begrüßungsrede aus.
  • 1-2 Tage vor dem Termin
    > Aufbau der Deko und Präsentationsflächen
  • Bevor die Gäste kommen
    > Catering aufbauen > Technik aufbauen
    > Ein letzter Rundgang. Stellen Sie sich vor, Sie wären einer der Gäste.

Schritt 6 – Nach der Veranstaltung

Vergessen Sie einen wichtigen Schritt jeder Veranstaltung nicht- die Nachbereitung.
Dies sollte der Abschluss jedes Events sein:

  • Auswertung
    Wie erfolgreich war die Veranstaltung?
    Was kann beim nächsten Mal besser gemacht werden?
    Wie viele Besucher waren da?
    Gab es konkrete Interessensbekundungen/Verkäufe?
  • Social Media
    Berichterstattung mit Fotos in Social Media
  • Pressearbeit
    Verschicken Sie an die Medien, die nicht zu Ihrer Veranstaltung gekommen sind, einen kurzen Text und ein Foto von der Veranstaltung.
  • Dankeschön
    Senden Sie ein Dankesschreiben an die Besucher. Z.B. eine Dankeskarte mit einem Foto  …klick

Hier können Sie die Tipps als Podcast bei Youtube anhören.

Das Video wird von der Oline-Plattform Youtube abgespielt. Weitere Hinweise dazu in der Datenschutzerklärung.

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