Oranisation und Planung von Veranstaltung oder Event

Sie planen eine Veranstaltung: Eine Neueröffnung, ein Jubiläum oder eine Hausmesse. Natürlich soll dieses Event ein voller Erfolg werden. Aber wie, wo und wann beginnen? Wieviel kostet das eigentlich? Und schaffe ich das alles allein?

Hier können Sie die Tipps als Podcast bei Youtube ansehen.

Diese 6 Schritte helfen Ihnen, dass Ihr Event ein Erfolg wird.

Schritt 1 – Die Konzeption für Ihre Veranstaltung

Für den Erfolg Ihrer Veranstaltung ist eine gute Vorbereitung unabdingbar.
Deshalb sollten Sie immer!!! zunächste eine Konzeption schreiben, in der Sie folgende Dinge festhalten sollten:

  • Was ist das Thema, was ist das Ziel Ihrer Veranstaltung?
  • Wann und wo soll die Veranstaltung stattfinden?
  • Welche Gäste sollen eingeladen werden und wie viele?
  • Welche Aktionen und Highlights sollen stattfinden?
  • Terminplanung erstellen
  • Marketingplan erstellen
  • Budgetplanung erstellen

Tipp: Beginnen Sie deshalb rechtzeitig mit der Konzeption, damit Sie terminlich nicht unter Druck geraten. Je nach Veranstaltungsgröße sollten Sie ca. 3-6 Monate vor der Veranstaltung damit beginnen. Definieren Sie genau die zu erledigenden Aufgaben und wer dafür verantwortlich ist.

Schritt 2 – Die Organisation von Ihrem Event

Eine gute Veranstaltung steht und fällt mit einer perfekten Organisation.

a) Fragen Sie sich: Welche externen Dienstleister werden benötigt und was schaffen Sie selbst, in Bezug auf:

  • Catering
  • Mobiliar (Tische, Stühle, Stehtische…)
  • Dekorationen
  • Künstler / Moderator
  • Referenten
  • Beschallungstechnik
  • Präsentationstechnik

b) Mailingliste für Einladungen zusammenstellen
Sichten Sie Ihre Kundendatei. Überlegen Sie, ob es in Ihrem weiteren Bekanntenkreis oder dem Ihrer Mitarbeiter weitere Interessenten gibt.

c) Ablaufplan erstellen

  • Wie soll die Veranstaltung ablaufen?
  • Zeitplan erstellen
  • Wer ist wofür verantwortlich?

Tipp: Erweitern und konkretisieren Sie Ihren Veranstaltungsplan und bringen Sie ihn ständig auf den neuesten Stand.

Schritt 3 – Das Event Marketing   

Jede Veranstaltung sollte von einem guten Marketing begleitet werden.

Fragen Sie sich: Was wird dazu alles benötigt und wann muss ich mit der Anfertigung/der Verteilung beginnen?

  • Visitenkarten
  • Ankündigungsschreiben
  • Einladungen
  • Flyer / Plakate
  • Annoncen
  • Pressemeldungen
  • Infostände, Infomaterial
  • Werbematerialien wie Kugelschreiber und andere Give aways
  • Sonderangebote planen …

Schritt 4 – Ankündigung / Einladungen zur Veranstaltung

Sie haben eine Veranstaltung und jeder soll es wissen.:)
Deshalb:

  • Verschicken Sie die Einladungen zur Veranstaltung ca. 3-4 Wochen vor dem Termin
  • Informieren Sie über Ort, Datum, Zeit und welches Rahmenprogramm geplant ist
  • Bitten Sie um ein Feedback, ob der Eingeladene kommen kann
  • Erstellen Sie eine Veranstaltung in den Sozialen Medien (Facebook, Xing…)
  • Kontaktieren Sie rechtzeitig die örtlichen Medien (Tageszeitung, Anzeigenblätter, Stadtmagazine, Lokalradio/-fernsehen)
  • Laden Sie Ihre Nachbarn ein und bitten Sie darum, Plakate aushängen und Flyer auslegen zu dürfen

Schritt 5 – Der Veranstaltungs-Countdown 

Und nun beginnt der Countdown zu laufen.

  • 1 Woche vor dem Termin
    > Checken Sie Ihren Ablaufplan. Ist alles erledigt?
    > Checken Sie Ihre Location auf Ordnung und Sauberkeit. Beseitigen Sie
    letzte Mängel
    > Besprechen Sie mit Ihrem Team noch einmal den Ablaufplan.
    > Sind alle Info- und Werbematerialien bereit?
    > Arbeiten Sie Ihre Begrüßungsrede aus.
  • 1-2 Tage vor dem Termin
    > Aufbau der Deko und Präsentationsflächen
  • Bevor die Gäste kommen
    > Catering aufbauen > Technik aufbauen
    > Ein letzter Rundgang. Stellen Sie sich vor, Sie wären einer der Gäste.

Schritt 6 – Nach der Veranstaltung

Vergessen Sie einen wichtigen Schritt jeder Veranstaltung nicht- die Nachbereitung.
Dies sollte der Abschluss jedes Events sein:

  • Auswertung
    Wie erfolgreich war die Veranstaltung?
    Was kann beim nächsten Mal besser gemacht werden?
    Wie viele Besucher waren da?
    Gab es konkrete Interessensbekundungen/Verkäufe?
  • Pressearbeit
    Verschicken Sie an die Medien, die nicht zu Ihrer Veranstaltung gekommen sind, einen kurzen Text und ein Foto von der Veranstaltung.
  • Dankeschön
    Senden Sie ein Dankesschreiben an die Besucher. Z.B. eine Dankeskarte mit einem Foto

 Checkliste für Planung & Organisation

Als Hilfe für Ihre Veranstaltungsplanung
habe ich Ihnen hier eine Checkliste zusammengestellt. Damit Sie gleich loslegen können.

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