Erfolgreich auf Messen – So funktioniert’s auch für kleine Unternehmen

Der Vorteil bei Messen ist,

dass die Produkte und Dienstleistungen unmittelbar vorgestellt und gezeigt werden können. Es entsteht ein direkter Dialog mit den potenziellen Kunden. Oder mit dem potenziellen neuen Mitarbeiter, wenn es sich um eine Job- oder Ausbildungsmesse handelt.

Aber der Messebesucher wird durch die vielen anderen Stände auch mit einer Vielzahl von Reizen überflutet. Hier wahrgenommen zu werden, erfordert eine gute Vorbereitung und Planung. Und eine Messekonzeption.

Erfahren Sie in meinen Tipps:

• Wie Sie die richtige Messe wählen
• Was Sie bei der Standgestaltung beachten sollten
• Wie Sie mit den Besuchern in Kontakt kommen
• Wie Sie Ihr Standteam motivieren
• inkl. Checkliste und Packliste für Ihre Messe als Download

1. Die richtige Messe wählen

Bevor es überhaupt losgeht, sollten Sie sich fragen, ob die anvisierte Messe die richtige für Sie ist.

• Treffen Sie auf dieser Messe Ihre Kunden oder potenziellen Kunden?
• Ist die Messe schon etabliert und beliebt? (Erwartete Besucherzahlen vom Veranstalter anfordern.)
• Kennen Ihre Kunden diese Messe überhaupt? Welche Werbung plant der Veranstalter im Vorfeld der Messe? Stellt der Veranstalter professionelle Hilfen für die Messevorbereitung zur Verfügung? (Flyer, Plakate, Kontingent an vergünstigten Eintrittskarten…)
• Sind auch Ihre Wettbewerber dort vertreten?
• Wie hoch sind die Standgebühren? Können Sie sich einen Stand auf dieser Messe leisten?

2. Der Messestand

Ideal wäre natürlich ein schöner großer Messestand, am besten ein Eckstand, wo Sie sich von zwei Seiten den Besuchen präsentieren können. Und noch idealer wäre ein eigens für Ihr Unternehmen von einem Profi- Messebauer gestalteter Stand.

Aber seien wir realistisch: Kleine Unternehmen können sich meist „nur“ einen kleinen Reihenstand leisten. Oder sie sind auf Messen, auf denen bloß ein Platz zugewiesen wird und gar keine Stände existieren.

Also müssen wir das Beste daraus machen.

2.1. Der Standort des Messestandes

• Kein Standort unmittelbar am Halleneingang. Weil die Leute dort noch nicht im „Messe- Schlender-Modus“ sind und an Ihrem Stand vorbeirennen.


• Versuchen Sie, einen Standort an den Hauptwegen zu ergattern und nicht in einem Seitengang im hinteren Teil der Halle.

• Suchen Sie die Nähe zu Ihren Wettbewerbern, weil sich hier Ihr Zielpublikum befindet. Und suchen Sie auch die Nähe zu großen Ausstellern, weil hier meist großer Besucherandrang herrscht. (Aber Achtung! Nicht gleich daneben, damit Ihr Stand nicht von der Menschenmenge verdeckt wird.)

• Falls auf der Messe Gesprächsrunden, Kulturveranstaltungen, Modenschauen etc. angeboten werden, bietet sich auch ein Stand in der Nähe der Bühne an. (Aber auch hier Achtung, nicht direkt gegenüber, wo Sie von den Lautsprechern angebrüllt werden und kein vernünftiges Gespräch möglich ist.)

2.2. Die Standgestaltung

Um auch mit kleinem Budget eine professionelle Standgestaltung hinzubekommen, sollten Sie wissen, wie der Besuch eines Kunden an einem Messestand abläuft.

Phase 1:

Aus einer gewissen Distanz, noch im Gehen vom Messegang aus, beurteilt der Kunde, worum es bei Ihrem Stand geht. Erkennt er das Angebot und sein Interesse wird geweckt, tritt die Phase zwei ein:

Phase 2:

Er bleibt stehen, nähert sich dem Stand und sucht nach weiteren optischen Informationen. Wird er auch hier befriedigt, folgt:

Phase 3:

Er kommt an den Strand und beginnt ein Gespräch mit dem Aussteller.

Das heißt für Sie:
Als erstes muss die Aufmerksamkeit des Besuchers geweckt werden.

Es nützt also nichts, vier A3- Plakate an den Stand zu hängen. Das sieht niemand, das interessiert niemanden.
Die Botschaft muss schon vom Gang aus gesehen und verstanden werden können. Lassen Sie also große Plakate drucken, mit Bildern, die Ihre Botschaft transportieren.

– Wenn Sie öfter Messen besuchen wollen,
kann es sich auch lohnen, eine Messewand gestalten und drucken zu lassen.

– Der beste Platz für Ihre Hauptüberschrift ist in Augenhöhe, also circa 170-180 cm vom Boden aus. Beachten Sie: Wenn die Werbebotschaft aus 3 m Entfernung gut gesehen werden soll, brauchen Sie eine Buchstabenhöhe von 6 cm.

– Wichtig ist auch eine gute Beleuchtung des Standes. Wenn Sie die Kosten für den Elektroanschluss sparen wollen, sitzen Sie in einer dunklen Gruft und niemand sieht Sie.

2.3. Bringen Sie Bewegung rein

Sehr gut ist, wenn „Action“ am Stand ist. Das interessiert die Besucher.

Haben Sie eine Dienstleistung, die Sie vorführen können oder ein Produkt, dessen Produktion Sie live demonstrieren können? Machen Sie das und scheuen Sie nicht den Aufwand.
Denn einer der wichtigsten Punkte auf einer Messe ist, Aufmerksamkeit zu erregen.

Ersatzweise können Sie ein Gewinnspiel oder eine andere Aktion planen, die Bewegung an den Stand bringt.

Denn sie wissen ja: wo sich etwas bewegt, da schauen die Leute hin.
Und wo viele Leute schauen, da kommen noch mehr hin, weil sie sehen wollen, was da los ist.

2.4. Die Standplanung

Was brauchen Sie alles auf dem Messestand? Das ist natürlich abhängig davon, an welcher Messe sie teilnehmen- einer Fachmesse oder einer Verbrauchermesse.

Woran sie auf alle Fälle denken sollten ist, dass Sie Stauraum benötigen: Für Ihre persönlichen Sachen, für Prospekte, Werbegeschenke usw., damit Ihr Stand nicht wie ein Ramschladen aussieht.

Ideal ist ein Tresen mit Stauraum. Viele Messeveranstalter bieten so etwas als Mietmöbel an. Auch hier gilt: Wenn Sie sich öfter auf Messen präsentieren wollen, kann sich die Anfertigung eines eigenen Tresens lohnen, der mit Ihren Motiven und Ihrer Botschaft bedruckt ist.

Der Tresen kann auch sehr gut für Kundengespräche genutzt werden. Sind Ihre Produkte und Dienstleistungen erklärungsbedürftig oder sollen konkrete Bestellungen geschrieben werden, empfiehlt sich ein Besprechungstisch mit Stühlen.

Auch mobile Messewände mit passenden Werbesäulen sind ein Blickfang für die Messebesucher. Tresen, Messewand und Werbesäulen sind gut zu transportieren und lassen sich leicht aufbauen. 

Gern unterstütze ich Sie bei der Gestaltung Ihrer Messeausstattung 

– Messe Tresen
– Werbesäulen
– Messewände
– Roll ups 

Mein Tipp ist:
Fertigen Sie eine Skizze im Maßstab 1:10 an (für einen 6 m² Reihentand ist das ein A4-Blatt). Zeichnen Sie dort maßstabsgerecht ein, was alles auf dem Stand platziert werden soll. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, ob der Stand leer wirkt oder überladen ist.

Bedenken Sie bei der Platzierung Ihrer Standwerbung, dass der Messestand von Besuchern immer nur in Teilstücken gesehen wird und dass die Werbebotschaft aus verschiedenen Blickwinkeln klar erkennbar sein sollte. Beachten Sie dabei auch die Laufrichtung auf der Messe.

Hier ist ein Beispiel für einen Reihenstand.

3. Info- und Werbematerialien

Denken Sie zeitig genug an die Produktion der benötigten Informations- und Werbematerialien.
Das können sein: Visitenkarten, Flyer, Prospekte, Kataloge, Give-aways. Eventuell auch einheitliche Standkleidung oder bedruckte T-Shirts.

Auch wenn Sie mehrere Produkte oder Dienstleistungen haben:
Stellen Sie nur ein einziges Angebot in den Vordergrund. Die Besucher brauchen eine klare Aussage, was Ihre Botschaft ist, damit sie bei der Reizüberflutung auf der Messe nicht gleich abschalten, weil ihnen alles zu viel wird.

Auch wenn Sie sich aus Kostengründen einen Stand mit einem anderen Unternehmen teilen:
Achten Sie darauf, dass Sie nur eine Hauptbotschaft kommunizieren.
(Beispiel: ein Fitnessstudio und eine Physiotherapie haben als Hauptaussage „Gesundheit durch starke Muskeln“.)

4. Werbung im Vorfeld

Ein leerer Messestand, wo nichts los ist, wirkt unattraktiv.
Sorgen Sie also schon im Vorfeld dafür, dass Ihr Stand gefüllt wird.

• Kommunizieren Sie die Messe auf Ihrer Website.
• Schaffen Sie die Möglichkeit, dass Gesprächstermine schon im Vorfeld vereinbart werden können und belohnen Sie die Frühbucher zum Beispiel mit einer Gratis Eintrittskarte.
• Aktivieren Sie Ihre Kunden per Mailing für den Besuch der Messe. Fassen Sie telefonisch nach.
• Informieren Sie die Medien, welche Messeneuheiten Sie vorstellen. (Nehmen Sie auch auf die Messe eine Pressemappe mit allen wichtigen Infos mit.)
• Nutzen Sie die sozialen Medien wie Facebook, Xing, Instagram…, um über Ihre Messebeteiligung zu informieren und vielleicht sogar schon konkrete Gästelisten anzulegen.
• Legen Sie jedem Brief, jeder Rechnung, die Sie versenden, einen Messeflyer bei.

Mit anderen Worten: Trommeln Sie bei jeder sich bietenden Gelegenheit für einen Besuch an Ihrem Messestand.

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5. Auf der Messe

Nun geht’s los und es gilt, das Beste aus Ihrer Messebeteiligung herauszuholen. Einer der wesentlichen Erfolgspunkte, der immer wieder gern vernachlässigt wird, ist die Wirkung des Standpersonals. 

5.1. Das Standpersonal

Sicher kennen Sie das von eigenen Messebesuchen:
Gelangweilte Gesichter von Standbetreuern, die am Besprechungstresen hängen und auf ihrem Smartphone spielen oder sich angeregt untereinander unterhalten.

In einer Studie wurde festgestellt, dass bis zu 70 % der Besucher, welche gerne Informationen gehabt hätten, vom Standpersonal nicht angesprochen wurden.

Wenn Sie als Inhaber selbst den Stand betreuen, sind Sie motiviert, weil Sie Ergebnisse sehen wollen.

Wenn Sie auf andere Menschen als Standardpersonal angewiesen sind, sollten Sie dafür sorgen, dass diese genauso motiviert sind. Und dass sie sich ihrer Aufgaben und ihrer Wirkung auf die Messebesucher bewusst sind.

Nehmen Sie sich also im Vorfeld Zeit, um Ihr Standteam gut zu schulen.

• Machen Sie die Aufgabenstellung und Ziele klar.
• Stellen Sie die Produkte und Dienstleistungen genau vor, die kommuniziert werden sollen.
• Besprechen Sie, wie die Messebesucher kontaktiert werden sollen und wie der Gesprächsablauf ist.

Geben Sie Ihrem Team folgende Verhaltensregeln mit auf den Weg:

• Stehen Sie immer, denn wenn Sie sitzen, will Sie niemand stören.
• Seien Sie freundlich, aufgeschlossen und ansprechbar.
• Drehen Sie niemals den Besuchern den Rücken zu.
• Essen und trinken Sie nicht am Stand.
• Unterhalten Sie sich nicht untereinander oder spielen am Smartphone. Das signalisiert Desinteresse an den Besuchern. 

5.2. Tipps zum Duchhalten auf Messen

Messen sind eine kräftezehrende, harte Arbeit.
Deshalb hier einige Tipps zum Durchhalten:

• Sie müssen viel sprechen an den Messetagen. Damit die Stimme durchhält, trinken Sie viel. (Aber keinen Alkohol!!!)
• Nehmen Sie sich Zeit fürs Essen und machen Sie auch mal eine Pause. Wenn sie alleine den Stand betreuen, bitten Sie jemanden vom Nachbarstand, mal für eine halbe Stunde aufzupassen.
• Sie müssen den ganzen Tag stehen. Für Frauen bedeutet das (auch wenn es schwer fällt:), keine High Heels, sondern bequeme Schuhe. Eventuell auch ein Paar Wechselschuhe.
• Nehmen Sie immer auch Wechselkleidung mit an den Stand, falls mal ein Malheur passiert. Bekleckerte Hemden will niemand bei seinem Gesprächspartner sehen.
• Sollte die Messe mehrere Tage dauern, erinnern Sie Ihr Standteam daran, dass wilde Partys bis tief in die Nacht ihnen am nächsten Messetag noch ins Gesicht geschrieben sind. Standbetreuer mit „Alkoholfahne“, die unaufmerksam sind und ständig gähnen müssen, sind kontraproduktiv für den Messeerfolg.

5.3. Wie kommen Sie mit den Messe-Besuchern in Kontakt?

Die meisten wollen nicht gleich angesprochen werden und sich erstmal aus „sicherer“ Entfernung ein Bild machen.
Die drei Phasen des Messebesuchs hatten wir ja schon unter 2.2. festgehalten.

Wichtig ist, dass Sie ansprechbar sind für die Besucher.
Lächeln Sie. :)))

Sie können auch Flyer an Ihrem Stand an die Vorübergehenden verteilen.
Ein Beispiel der Anrede:
„Hallo, wir sind das Gesundheits-Center XYZ. Wir bieten spezielle Trainings für Nackenverspannungen an.“
Sollte jemand Interesse signalisieren: „Wir können Ihnen das gern mal demonstrieren…“ Oder „Möchten Sie an unserem Gewinnspiel teilnehmen und drei gratis Anwendungen erhalten?“ …
Dann können Sie die Interessenten aus dem Besucherstrom in Ihren Messestand holen.

Oder Sie bieten dem Messeveranstalter an, einen Vortrag zu Ihrem Spezialthema zu halten. Und danach nehmen Sie die Interessenten einfach mit zu Ihrem Stand.

Was Sie noch machen könnten, um Messe-Besucher anzuziehen: 

• Planen Sie Aktionen, Demonstrationen oder auch kleine Vorträge zu einer bestimmten Zeit an Ihrem Stand.
• Arbeiten Sie Gewinnspiele aus oder planen Sie kleine Spiele wie Glücksrad oder Würfeln. Das klingt vielleicht kindisch, funktioniert aber.
• Freigetränke, kleine Snacks, Süßigkeiten oder Give-aways werden auch immer gerne angenommen.

Alles muss natürlich zu Ihrem jeweiligen Angebot passen.
Die Hauptsache ist: Es ist etwas los an Ihrem Stand.

Denn wichtigstes Ziel auf der Messe ist es, mit den Besuchen in ein Gespräch zu kommen, um Ihnen das Angebot zu erläutern oder Flyer und Visitenkarten mitzugeben.

Der Idealfall (den Sie immer anstreben sollten) ist aber,  wenn Sie den E-Mail-Kontakt von den Interessenten bekommen, um ihnen Informationsmaterial zu schicken.

Bereiten Sie dazu Formulare mit einer Einverständniserklärung vor.

6. Die Nachbereitung

Sie sind endlich wieder zu Hause und fix und fertig vom Messe Stress.  Dann heißt es jetzt noch einmal: Zähne zusammenbeißen.
Die Nachbereitung ist das A und O bei einer Messe. Denn der ganze Aufwand soll sich ja auch gelohnt haben.

6.1. Was Sie für die Nachbereitung brauchen

Während der Messe haben Sie hoffentlich fleißig Kontakte gesammelt.

Aber nehmen Sie nicht nur Visitenkarten entgegen, sondern notieren Sie auch, was Sie besprochen haben und wie Sie verblieben sind. z.B.: Infomaterial zusenden oder telefonische Kontaktaufnahme zur Terminvereinbarung.

Bereiten Sie im Vorfeld schon Gesprächsformulare vor, in die Sie alle wichtigen Informationen eintragen.

Denn nach dem ganzen Trubel hilft Ihnen das, sich zu erinnern, was für den Interessenten wichtig war. Nichts ist peinlicher, als wenn Sie dem Interessenten Infomaterial zu Faszienrollen zusenden, obwohl er sich für einen Yogakurs interessiert hatte.

Hier nochmal der Hinweis: Versuchen Sie von jedem Interessenten den Kontakt und die E-Mail-Adresse zu erhalten.

Das können Sie u.a. erreichen, indem Sie Ihre Info-Materialien nicht gleich auf der Messe aushändigen sondern zusenden.

Nach der Messe sollten Sie zeitnah mit den Interessenten Kontakt aufnehmen.
Denn wenn die erst nach vier Wochen von Ihnen hören, haben die sie schon wieder vergessen.

Und Sie sollten keine Massenmails versenden (Lieber Messebesucher, …), sondern sprechen Sie die Interessenten persönlich an.
Wenn kein Pressevertreter bei Ihnen am Stand war, senden Sie ihm die Pressemappe zu, die Sie vorbereitet hatten, ergänzt um Fotos von Ihrem Stand.

6.2. Die Auswertung der Messe nicht vergessen

Bei der Auswertung helfen Ihnen wieder Ihre Gesprächsformulare.
Haben Sie Ihre Ziele erreicht?

• Wie viele Bestandskunden waren da?
• Wie viele Besucher haben sich konkret interessiert?
• Von wie vielen haben Sie die Adresse?
• Wie viele davon sind zu Kunden geworden?
• Bei Verkaufsmessen: Welche Umsätze haben sie generiert?
• Was ist gut gelaufen? Was wollen Sie beim nächsten Mal anders oder besser machen?

Eine Messe ist auch eine gute Möglichkeit zur Marktforschung.
Welche Notizen haben Sie sich dazu gemacht: 

• welche Probleme und Fragen die Besucher hatten,
• wie zufrieden Ihre Bestandskunden waren,
• welche neuen Trends es gibt?  

Ihre einheitliche Messe Ausstattung

Gern unterstütze ich Sie bei der Gestaltung von allem, was Sie für Ihren gelungenen Messeauftritt benötigen, zum Beispiel:

• Messe Tresen 
• Messewände
• Roll ups 
• Plakate
• Flyer und Falzflyer 
• Visitenkarten 
• Prospekte 
• weitere Druckprodukte 

Im Video können Sie noch einmal die Zusammenfassung des Artikels sehen.

Das Video wird von der Oline-Plattform Youtube abgespielt. Weitere Hinweise dazu in der Datenschutzerklärung.

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