Warum Sie einen E-Mail-Newsletter brauchen…

• Damit Sie Ihre Bestandskunden gut betreuen und zu Stammkunden machen können.
• Weil Sie Neukunden akquirieren wollen.
• Um per E-Mail Ihre Produkte und Dienstleistungen besser vorzustellen.
• Neuigkeiten und Interessantes zu verbreiten…

Aber Sie haben Bedenken…

• weil Sie Ihre Kunden mit E-Mail nicht nerven wollen
• Sie wissen nicht, wie Sie’s anstellen sollen, dass die Darstellung professionell wirkt
• Sie fragen sich, was in Zeiten der DSGVO rechtlich alles erlaubt ist

Vielleicht versenden Sie bereits einen E-Mail Newsletter, haben aber den Eindruck, dass der nicht so richtig gelesen wird? Und Sie fragen sich, was Sie verbessern könnten, um den Newsletter attraktiver für Ihre Kunden zu machen.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie erfolgreich E-Mail Marketing betreiben:

• Wozu und mit welchem Ziel Sie E-mail-Newsletter nutzen können
• Alles über die Newsletter-Typen
• Alles über die Versende-Frequenz und die Themenauswahl
• Welche 4 Hürden Ihr Newsletter überwinden muss, um auch wirklich bis zum Leser vorzudringen

1. Wozu Sie E-Mail Newsletter nutzen können

Grundsätzlich sind E-Mail Newsletter eine fantastische Möglichkeit für Ihr Marketing. Denn Sie können Ihre Kunden persönlich ansprechen und die Bindung der Kunden an Ihr Unternehmen erhöhen. Newsletter sind eine direkte Verbindung zum Kunden, ohne dass dieser von selbst wieder aktiv werden muss.

Starten sollten Sie Ihren Newsletter-Versand mit einem Konzept.

2. Das Konzept für Ihr E-Mail Marketing

a)    Das Ziel

Die erste Frage, die sich stellt, ist das Ziel. Was wollen Sie mit Ihrem Newsletter erreichen?

• Neukunden akquirieren
• Bestandskunden binden
• Angebote verkaufen
• Veranstaltungen promoten…

b)    Der Newsletter Typ

Wenn das Ziel geklärt ist, sollte der geeignete Newsletter Typ ausgewählt werden. Im großen und ganzen unterscheidet man 4 Typen:

• News
  Hier gibt es nur Überschriften mit kurzem Erklärtext und einem Bild. Ein Link führt dann zum ausführlichen Text.
  Der Einsatz erfolgt vor allem im Neuigkeiten-Bereich, z.B. bei Zeitungen
  Der Versand erfolgt ohne Brief.
• Brief
  Hier wird ein Brief an die Empfänger geschrieben, wie wir ihn kennen: Mit Anrede (idealerweise personalisiert) und Grußformel. Im Brieftext können auch Links eingefügt werden.
  Ein Brief ist natürlich persönlicher als reine News.
• Kombination aus News und Brief
  Es wird ein kurzer, persönlicher Brief geschrieben und dann kommt ein Teil mit Überschriften, Bildern und Links zur ausführlichen Nachricht.
• PDF-Newsletter
  Hier können fertige PDF‘s geladen werden. Das wird vor allem von Behörden verwendet. Der Vorteil ist, dass man absolute Kontrolle über die Gestaltung hat. Allerdings ist diese Form sonst nicht mehr sehr gebräuchlich.

Beispiel für News

Beispiel für Kombination aus News und Brief 

c)     Frequenz / Themenauswahl

Die Frequenz Ihres Newsletterversandes hängt von mehreren Faktoren ab. Z.B. von Ihrer Zielgruppe und nicht zuletzt von Ihrer Kapazität. Denn der Aufwand für die Erstellung eines professionellen E-Mail-Newsletters ist nicht zu unterschätzen.

Das wichtigste aber ist ein regelmäßiger Versand. Die Abonnenten müssen sich darauf verlassen können, dass sie wöchentlich, 2x im Monat, monatlich oder 1x im Quartal einen Newsletter bekommen.

Sie sollten einen Termin- und Themenplan erstellen.

Fragen Sie sich auch, wie viele Themen Sie in ihrem Newsletter anbieten wollen. Bei den meisten hat sich bewährt, nicht über fünf verschiedene Themen anzuschneiden.

Aber das ist unterschiedlich. Wenn Sie Fachleute eines bestimmten Gebietes zu Ihren Lesern zählen, erwarten die vielleicht sogar, dass sie allumfassend zu den Neuigkeiten des Fachgebietes informiert werden.

Hier müssten Sie ausprobieren, was bei Ihren Empfängern gut ankommt.

Was auch möglich ist, sind wiederkehrende Rubriken, wie zum Beispiel ein Angebot der Woche, Kuriosität des Monats oder ein Motivationsspruch immer am Ende des Newsletters.

3.    Die vier Hürden für Ihren E-Mail Newsletter

Wenn Sie sich Ihr Konzept überlegt haben, geht es an die Umsetzung. Und an dieser Stelle bauen sich vier Hürden vor Ihrem Newsletter auf, die es zu überwinden gilt:

Hürde 1:       Die juristische Hürde

Ich weiß, viele können es schon nicht mehr hören: die DSGVO.
Hier sollten Sie sich entweder von einem Anwalt beraten lassen oder eines der großen Profi-Newsletter-Tools benutzen, die meist auf dem aktuellen Stand sind. Ich kann an dieser Stelle keine Rechtsberatung anbieten, da ich keine Anwältin bin. Sondern ich kann nur von meinen Erfahrungen berichten.

Im Großen und Ganzen ist folgendes wichtig:

• Der Adressat muss die Zustimmung zum E-Mail-Newsletter-Erhalt gegeben haben, entweder online mit dem Double Opt-in-Verfahren oder mit einer schriftlichen Einwilligungserklärung.
• Er muss freiwillig seine E-Mail-Adresse geben
  (d.h. eine Kopplung mit Angeboten, Gewinnspielen u.ä. ist verboten).
• Er muss wissen, wie oft er Newsletter erhält, von welchem Unternehmen und was der Inhalt ist.
• In jeder E-Mail muss ein Impressum enthalten sein, inkl. Link auf die Datenschutzerklärung.
• In der Datenschutzerklärung muss ein Passus zum Newsletterversand enthalten sein.
• In jeder E-Mail muss ein Abmeldelink enthalten sein, wo sich der Empfänger ganz einfach wieder austragen kann.
• Sie sollten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihrem Newsletter-Versender abschließen, aus dem hervorgeht, wie und wo die Daten verarbeitet werden.

Hürde 2:      Ins E-Mail Postfach des Kunden vordringen

Viele Internet Provider wollen ihre Kunden vor Spam Mails schützen und bauen Spam Filter ein. Im Großen und Ganzen recht erfolglos, wie Sie sicher aus eigener Erfahrung wissen. Denn laut Erhebungen beträgt die Spam Quote noch immer 70-80%.

Wenn man aber einen zu hohen Spam-Filter einsetzt, wird das auch für seriöse E-Mail-Sendungen zum Problem und man muss ständig seinen Spam-Ordner durchforsten, damit keine wichtige E-Mail verloren geht.

Empfehlungen wie die Spam-Filter zu umgehen sind, gibt es einige. Dazu gehört:

• das Vermeiden von sexistischen und rassistischen Begriffen
• der Gebrauch von bestimmten „Reizwörtern“ in der Betreffzeile, wie Schnäppchen, Gewinn oder Super- Angebot,
• die GROSS-SCHREIBUNG aller Wörter oder das mehrfache Setzen von Satzzeichen (z.B. !!!!).
• der Gebrauch von Sonderzeichen wie das Dollar-, Euro- oder Prozentzeichen ($$$$)
• auf ein ausgewogenes Bild-Text-Verhältnis achten

Das beste Ergebnis erzielt man meiner Erfahrung nach aber, wenn man einen professionellen Dienstleister wie Rapidmail, Mailchimp oder CleverReach benutzt.

Diese überprüfen intern vor dem Versenden die Spam-Rate und man kann noch Änderungen vornehmen, wenn diese zu hoch ist.

Hürde 3:      Die Öffnung der E-Mail

Wenn die Mail im Postfach ist, heißt das noch lange nicht, dass der Adressat diese auch öffnet.

Der Schlüssel für die Öffnungsrate Ihres Newsletters ist die Betreffzeile. Sie gehört zu den wichtigsten Elementen Ihrer E-Mail.

Bei der täglichen E-Mail-Flut entscheiden die Abonnenten innerhalb kürzester Zeit, ob sich ein Öffnen für sie lohnt.

Wie formuliert man nun eine gelungene Betreffzeile? Auch wenn man es sich wünschen würde, aber dafür gibt es natürlich wieder mal kein Patentrezept.
Hier muss viel experimentiert werden.

Und ganz wichtig ist: Immer an die Zielgruppe denken! Wer erhält den Newsletter und wie will der Leser angesprochen werden.

Hier einige Empfehlungen für die Betreffzeile:

• Fassen Sie sich kurz. Optimal sind 28-39 Zeichen.
• Sagen Sie konkret, worum es im Newsletter geht.
• Wecken Sie die Neugier und das Interesse der Leser.
• Schreiben Sie das Wichtige an den Anfang des Betreffs, damit die relevanten Infos auch auf Handys gelesen werden können, wo das Ende oft abgeschnitten wird.
• Probieren Sie ab und zu auch eine personalisierte Betreffzeile.
• Schreiben Sie möglichst auch einen Preheader. Bei den professionellen Anbietern ist das fast immer möglich.
• Wichtig ist auch die Absenderkennung. Damit der Empfänger gleich erkennen kann, wer ihm schreibt.

Absenderkennung, Betreffzeile und Preheader müssen stimmen